L’essor du travail nomade et des équipes distribuées oblige les entreprises à repenser leur gestion du courrier professionnel. Entre les documents administratifs qui continuent d’arriver par voie postale et la nécessité de traiter rapidement les informations reçues, les organisations doivent adopter des méthodes adaptées à leur mode de fonctionnement décentralisé.
Les solutions de numérisation automatique du courrier
Des services spécialisés proposent désormais de scanner systématiquement tous les documents reçus à votre adresse professionnelle. Chaque pli est ouvert, numérisé en haute définition puis archivé dans un espace cloud sécurisé. Vous consultez votre courrier depuis n’importe quel appareil connecté, sans attendre une réexpédition physique.
Cette approche présente plusieurs avantages pratiques. Le traitement devient quasi instantané, permettant de réagir rapidement aux demandes urgentes ou aux échéances administratives. Les documents numérisés se classent facilement dans une arborescence logique, facilitant les recherches ultérieures. Le partage avec vos collaborateurs ou votre comptable s’effectue en quelques clics. Les tarifs varient selon le volume mensuel de courrier traité. Comptez entre 15 et 40 euros par mois pour une offre incluant la numérisation illimitée et le stockage des fichiers pendant plusieurs années.
Organiser la réexpédition du courrier selon vos déplacements
Pour les entrepreneurs qui changent fréquemment de lieu de travail, paramétrer intelligemment la réexpédition évite les pertes de documents importants. La plupart des prestataires permettent de définir plusieurs adresses de livraison alternatives que vous activez selon vos besoins.
Vous ave le choix :
- Certains professionnels optent pour une réexpédition mensuelle groupée vers leur domicile ou leur lieu de résidence temporaire. Cette formule convient aux activités où le courrier papier reste occasionnel et ne contient pas d’informations critiques nécessitant un traitement immédiat.
- D’autres préfèrent une approche hybride combinant la numérisation rapide des documents sensibles et la réexpédition périodique des courriers moins urgents. Cette combinaison optimise les coûts tout en garantissant la réactivité sur les sujets prioritaires.
Une entreprise de location de boite aux lettres d’entreprise peut notamment proposer ce genre de prestation. Lisez notre autre article pour en savoir plus.
Quels outils pour centraliser la communication administrative de votre société ?
Au-delà de la simple réception du courrier, les entreprises distantes gagnent à centraliser l’ensemble de leur communication administrative dans des plateformes dédiées. Ces outils agrègent les emails, les courriers numérisés, les factures électroniques et les documents officiels dans une interface unique.
L’intégration avec vos logiciels de gestion simplifie considérablement les flux de travail. Une facture reçue par courrier postal peut être automatiquement importée dans votre comptabilité après numérisation. Les contrats signés électroniquement rejoignent le même espace que ceux reçus en version papier, créant une base documentaire complète. Ces solutions incluent généralement des fonctionnalités de partage sécurisé. Vous définissez précisément qui peut accéder à quels types de documents, ce qui facilite la collaboration avec vos partenaires externes tout en préservant la confidentialité des informations sensibles.
Les précautions à prendre pour sécuriser vos données lors de la gestion de courrier d’entreprise à distance
Confier son courrier professionnel à un tiers implique de vérifier sérieusement les garanties de sécurité offertes. Privilégiez les prestataires qui respectent les normes de protection des données personnelles et qui disposent de certifications reconnues en matière de sécurité informatique.
Renseignez-vous sur les procédures de destruction des documents originaux après numérisation. Certaines activités réglementées imposent de conserver les originaux papier pendant des durées légales spécifiques. Assurez-vous que votre prestataire peut archiver physiquement ces documents si nécessaire. La sauvegarde régulière de vos fichiers numérisés sur vos propres supports reste indispensable. Ne comptez pas uniquement sur le stockage cloud du prestataire, qui pourrait connaître des défaillances techniques ou cesser son activité. Téléchargez périodiquement vos documents importants vers un espace de stockage que vous contrôlez directement.
